Imię i nazwisko danej osoby są jej trwałymi atrybutami, przypisanymi prawnie w aktach stanu cywilnego, według zasad zawartych w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego i w tym aspekcie ich zmiana może nastąpić tylko z ważnych powodów. A zetem nie każdy i nie w każdym przypadku może zmienić imię, czy nazwisko.
Ustawodawca przesądził, że sama wola danej osoby, aby zmianie uległo jej imię lub nazwisko i jej własne przekonanie, że takie ważne powody występują, nie jest wystarczającą przesłanką dokonania zmiany. Imię i nazwisko spełnia bowiem w zorganizowanym społeczeństwie istotną funkcję identyfikacyjną i porządkującą. Aby taką funkcję mogło spełniać, dane te musi cechować pewność i stabilność. Posługiwanie się w przestrzeni publicznej, w sprawach urzędowych, bankowych czy przy prowadzeniu działalności gospodarczej, określonymi danymi osobowymi (imieniem i nazwiskiem) przypisanymi urzędowo powoduje, że zmiana tych danych z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa obywateli, ładu publicznego i pewności obrotu prawnego może następować w zupełnie wyjątkowych sytuacjach.
ZMIANA IMIENIA oznacza zastąpienie wybranego imienia innym imieniem, zastąpienie dwóch imion jednym imieniem lub odwrotnie, dodanie drugiego imienia, zmianę pisowni imienia lub imion, zmianę kolejności imion
ZMIANA NAZWISKA oznacza zmianę na inne nazwisko, zmianę pisowni nazwiska, zmianę nazwiska ze względu na formę właściwą dla rodzaju żeńskiego lub męskiego Zmiany nazwiska nie dokonuje się w przypadku ubiegania się o zmianę na nazwisko historyczne, wsławione w dziedzinie kultury, nauki, działalności politycznej, społecznej albo wojskowej, chyba że osoba ubiegająca się o zmianę nazwiska posiada członków rodziny o tym nazwisku.
Zmienić można imię lub nazwisko ośmieszające lub nielicujące z godnością człowieka , a także można zmienić imię lub nazwisko na:
- imię lub nazwisko używane
- imię lub nazwisko, które zostało bezprawnie zmienione
- imię lub nazwisko noszone zgodnie z przepisami prawa, którego obywatelstwo również się posiada
Katalog ważnych powodów uzasadniających zmianę jest otwarty i ma charakter przykładowy. Oceny powodów zmiany imienia lub nazwiska każdorazowo dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego rozpatrujący wniosek w tej sprawie.
Przyjęcie, że okoliczność pozostawania przez daną osobę w związku o charakterze konkubinatu, stanowi ważny powód zmiany nazwiska na nazwisko partnera (partnerki) nie jest w obecnym stanie prawnym możliwe. Uznanie, że takim ważnym powodem jest pozostawanie w trwałym związku partnerskim z inną osobą, byłaby myląca w kontaktach społecznych i obrocie prawnym, co do rodzaju więzi rodzinnych (w sensie prawnym) łączących osoby partnerów. W przypadku związku osób różnej płci (konkubinat osób heteroseksualnych) sugerowałaby, że mamy do czynienia z małżeństwem, a w przypadku związków osób jednej płci np. z rodzeństwem. W gruncie rzeczy stanowiłoby to także obejście prawa, gdyż stanowiłoby to substytut zawarcia związku małżeńskiego. Pozostawanie przez osoby w związku o charakterze konkubinatu, bez względu na to, czy chodzi o związek osób jednej płci, czy o związek heteroseksualny, ale w innym związku niż związek małżeński, nie stanowi "ważnego powodu", w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 17 października 2008r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz.U. Nr 220, poz. 1414 ze zm.) do zmiany nazwiska jednego z partnerów na nazwisko drugiego partnera (Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia z 21 października 2015 r., sygn. akt III SA/Łd 679/15).
Adwokat Izabela Kałczuga